국내 제조기업 A사는 최근 클라우드 스토리지를 도입해 조직 관리 프로세스를 개선했습니다. 이 회사 경영지원팀 A 씨는 그동안 공용 문서와 문제 해결 가이드의 중앙화 된 문서 관리 책임을 맡으면서 전 직원들에게 최신 업데이트된 정보를 그때 그때 공유하는 것에 대한 어려움을 느껴왔습니다. 직원들에게 문서 공유 요청을 받을 때마다 직접 관련 문서를 찾아 이메일로 보내거나 로컬 네트워크에 공유해야 하는 번거로움이 있었습니다. 하지만 클라우드를 도입한 후 A 씨는 클라우드 기반 지식 관리 시스템을 활용해 모든 직원이 액세스할 수 있는 중앙 저장소에서 문서를 쉽게 작성, 업데이트 및 공유할 수 있게 되었습니다. 이를 통해 경영지원팀 전원 최신 정보에 액세스해 신속하게 문제를 해결할 수 있게 되었고, 직원들의 사내 업무 참여율이 높아지고 조직 간 협업의 효율성도 크게 개선되었습니다.
이번 포스팅에서는 한 기업에서 클라우드 스토리지를 부서별로 어떻게 활용할 수 있고, 어떤 효과를 기대할 수 있는지 알아보겠습니다.
클라우드 스토리지 도입 기대 효과
영업팀
과거 영업팀은 외장하드나 하드카피로 무거운 영업용 자료를 들고 다녔지만, 클라우드 스토리지 도입으로 무거운 짐 없이 가볍게 사무실, 거래처, 자택 등 장소에 구애받지 않고 세일즈킷, 고객 데이터 등 중요 문서에 액세스할 수 있게 되었습니다. 영업 담당자는 인터넷에 연결된 모든 장치에서 액세스할 수 있는 클라우드 스토리지를 통해 이동 중에도 고객 정보, 영업 자료에 액세스하고 동료와 공동 작업을 할 수 있습니다. 이러한 스토리지의 유연성은 고객 문의에 신속하게 응답하고 거래를 더 빠르게 성사시켜 영업팀의 업무 효율성을 높입니다.
A회사 영업팀은 로컬 서버에 저장되어 있는 고객 기록, 재고 상태, 판매 데이터 등 업무 필수 정보를 로컬 태블릿에 별도로 저장해서 사용하는 것이 일반적이었습니다. 하지만 고객 미팅에서 고객이 최신 판매자료를 요구할 때 현장에서 이메일을 통해 최신 자료를 요청하거나 태블릿에 저장해온 정보를 공유하는 등 시간이 지체되거나 번거로운 과정을 거쳐야만 했습니다. 영업팀은 고객 활동을 실시간으로 파악해야 합니다. 클라우드 스토리지 도입 후 영업 담당자는 노트북, 태블릿 또는 스마트폰을 사용하여 고객 정보, 영업 프레젠테이션 및 관련 영업 자료에 언제 어디서나 액세스할 수 있게 되었습니다. 영업팀은 클라우드의 유연성을 통해 고객 문의에 신속하게 응답해 고객 만족도를 높이고 판매 성장을 촉진할 수 있습니다.
클라우드 기반 시스템의 도입은 영업팀에게 필요한 자료를 신속히 제공할 뿐만 아니라 응답성과 서비스 품질을 개선하여 고객 만족과 판매 성공에 크게 기여했습니다. 또한 문서 데이터에 한해 긴급 상황에도 빠른 조치를 할 수 있어 영업팀은 클라우드 스토리지를 채택함으로써 단순화된 리드 관리, 향상된 생산성을 경험했습니다.
경영지원팀
A 회사 경영지원 인사담당자는 클라우드 도입 효과에 대해 다음과 같이 말했습니다. "클라우드 스토리지는 인사팀 운영 프로세스를 간소화해 인재 채용 과정을 효율적으로 관리할 수 있게 되었습니다. 클라우드 스토리지는 정확하고 빠른 서비스를 제공하고 직원 참여를 촉진하며 조직의 전반적인 성장과 성공을 지원하는 데 없어서는 안 될 도구가 되었습니다."
클라우드 도입 이후 인사팀은 다양한 구직 플랫폼으로 공유 받던 지원 서류를 클라우드에 저장해 지원자 정보를 쉽게 검색, 정렬 및 검토할 수 있게 되었습니다. 클라우드 도입 이전에는 인터뷰 일정 조율을 위해 이메일로 문서를 주고받으며 지원자와 커뮤니케이션하고 인사채용 담당자들과 지원자 프로필을 공유하는 과정에서 이메일 스레드 및 첨부 파일을 추적하는데 시간을 쏟고, 커뮤니케이션 오류가 발생하는 경우가 많았습니다. 인사담당자는 이제 클라우드 스토리지 플랫폼의 고급 검색 기능과 부서별 담당자를 멘션하고 인재 채용 커뮤니티에 초대할 수 있는 태깅 시스템을 활용해 각 채용 프로세스에 대한 전용 채널을 생성해 채용 담당자 및 팀원과 실시간 커뮤니케이션을 할 수 있습니다. 이에 채용 프로세스는 간소화되고 채용 프로세스에 관련된 모든 사람이 프로세스 전반에 걸쳐 진행 상황을 추적할 수 있어 각 부서에 적합한 인재를 채용하는데 걸리는 시간을 단축시켰습니다.
또한 인사팀은 클라우드 스토리지 도입 후 향상된 데이터 보안 효과를 경험할 수 있습니다. 인사팀은 민감한 직원 정보의 관리자로서 데이터 보안 및 개인 정보 유출을 주의해야 합니다. 클라우드는 저장된 데이터를 보호하기 위해 데이터 암호화, 액세스 제어 및 정기적인 보안 감사를 비롯한 강력한 보안 조치를 실행해 직원 데이터를 보호하고 유지 관리할 수 있습니다.
재무/회계팀
클라우드 스토리지는 내부적으로 재무팀의 인보이스 처리 및 결제 주기를 간소화했습니다. 클라우드 도입 전, 재무팀 대리 C 씨는 회계 문서를 관리하고 검색하는 데 상당한 시간을 투자했음에도 종종 오류, 환급 지연, 비용 추적의 어려움을 겪었습니다. 하지만 클라우드 도입 후 구매 주문서, 공급업체 송장 및 결제 요청이 저장되는 공유 폴더를 만들었고, 직원들이 직접 클라우드에 송장, 영수증 및 문서를 스캔해 업로드해 실물 파일을 프린트하거나 정리할 필요가 없어졌습니다.
외부적으로는 공급업체 및 서비스 제공업체와의 협업에 도움을 줄 수 있습니다. 클라우드 스토리지는 구매 주문서, 송장 및 계약서를 안전하게 공유해 개인 정보 교환과 신속한 결제 처리를 보장합니다. 또, 문서의 버전을 관리하고 추적하는 기능을 통해 재무제표, 지원 문서 및 거래 기록을 모니터링하고 클라우드 스토리지의 세분화된 액세스 제어 및 권한을 통해 민감한 재무 정보를 보호할 수 있습니다. 안전한 백업 및 재해 복구 기능을 제공하기 때문에 중요한 재무 정보를 안전하게 클라우드에 백업해 예기치 못한 사고로 인한 데이터 손실을 최소화할 수 있습니다. 또한 클라우드 스토리지는 외부 감사 업체의 감사 시 특정 폴더나 문서에 대한 보안 액세스 권한을 부여해 재무 기록을 원격으로 검토할 수 있기 때문에 현장 감사에 필요한 시간과 노력을 줄이고 재무팀과 감사자 간의 원활한 협업을 촉진합니다.
디자인팀
디자인 팀 H 씨는 데스크톱 기반 디자인 소프트웨어를 사용해 디자인 프로젝트를 진행했는데 영업 팀과 디자인 파일을 공유하는데 어려움을 겪어 협업에 제약을 받았습니다. 협업 프로세스에 시간이 많이 걸리고 피드백이 지연되며 버전 관리가 어려워지자 디자인 팀은 클라우드를 도입하게 됐습니다. 클라우드를 채택한 후 H 씨는 영업 팀에 실시간으로 링크로 디자인 파일을 공유할 수 있게 되었습니다. 클라우드 기반 디자인 도구 내에서 영업팀이 직접 검토하고 의견을 제공하면서 외부 협업 프로세스를 간소화 켰습니다. 특히 어도비, CAD와 같이 전문 디자인 프로그램을 쓰지 않은 타 부서와 협력할 때도 타 부서가 별도의 프로그램이 없더라도 문서를 공유할 수 있게 되었습니다. 이로써 디자인이나 동영상 등 용량이 큰 파일들도 쉽게 공유할 수 있고 즉시 협업할 수 있습니다. 이 때, ‘자동 문서 잠금’ 기능을 통해 문서에 접근을 통제할 뿐만 아니라 권한 설정을 통해 창작물에 대한 저작권을 보호하고 기업 내 주요 자산을 안전하게 관리할 수 있습니다. 또한 클라우드 스토리지 플랫폼은 널리 사용되는 디자인 소프트웨어와 통합이 가능해 디자이너는 응용 프로그램 간 파일 형식을 전환하지 않고 클라우드에 직접 편집, 저장할 수 있습니다.
클라우드 스토리지는 버전 제어 및 파일 관리 기능이 있기 때문에, 디자이너는 변경 사항을 추적해 언제든지 이전 작업물을 불러와 작업할 수 있습니다. 이 기능은 여러 팀원이 동시에 작업하는 공동 프로젝트에서 특히 유용합니다. 디자이너는 필요한 경우 언제든지 이전 버전으로 되돌릴 수 있다는 사실을 알고 있어 자신 있게 작업을 반복하고 완성도 있게 다듬을 수 있습니다. 이것은 창작의 자유를 향상시킬 뿐만 아니라 최종 디자인이 고객의 기대와 요구 사항에 부합하도록 합니다. 또한 클라우드 스토리지는 디자인 팀 작업의 보안 및 백업 기능을 향상시킵니다. 디자이너는 클라우드에 파일을 저장함으로써 하드웨어 오류나 사고로 인한 데이터 손실 위험을 완화합니다. 클라우드 스토리지는 강력한 데이터 암호화 및 중복 백업 시스템을 제공해 디자인 팀이 협업한 작업물을 보호합니다.
오늘날의 급변하는 디지털 기반 비즈니스 환경에서 클라우드 스토리지의 채택은 경쟁력과 효율성을 유지하려는 기업에게 점점 더 중요해지고 있습니다. 클라우드 스토리지가 제공하는 수많은 이점은 모든 규모와 산업의 조직에 매력적이기 때문에 결론적으로 회사의 모든 부서는 클라우드 스토리지 기술을 채택하여 문서 관리 개선, 프로세스 간소화, 협업 강화 및 비용 절감이라는 결과를 얻을 수 있습니다. 에퀴닉스의 연구 결과에 따르면 아시아태평양 지역 디지털 선도기업 중 무려 81%가 조직의 기술 전략의 우선순위로써 IT 인프라를 클라우드로 옮기는 것을 고려하고 있다고 합니다.1클라우드 스토리지를 수용하는 것은 더 이상 선택 사항이 아니라 빠르게 진화하는 오늘날의 디지털 환경에서 관련성과 경쟁력을 유지하려는 기업에게 필수적으로 고려해야 하는 사항입니다. 클라우드 스토리지를 채택하지 않으면 확장성, 보안 및 비용 절감 이점을 활용하여 혁신, 민첩성 및 성장을 주도하는 경쟁업체보다 뒤쳐질 위험이 있습니다. 이제 클라우드 스토리지는 확장성, 보안, 유연성, 협업 기능, 비용 절감 및 조직이 보다 효율적으로 작업하고, 정보에 입각한 결정을 내리고, 조직의 전반적인 성공에 기여하는 부가 가치 작업에 집중할 수 있도록 하는 필수 도구가 되었습니다.
세줄 요약
- 클라우드는 중앙 집중식 시스템으로 조직의 협업 효율성을 높이는데 가장 적합한 방법.
- 기업은 클라우드 도입을 통해 물리적 저장 공간이나 수동 작업에서 벗어나 업무 프로세스의 일부분을 자동화할 수 있음
- 클라우드 스토리지는 다양한 소프트웨어 시스템과 통합이 가능해 외부와의 협업 기회를 촉진함
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References
- 기업전략 자유도와 민첩성 높이는 ‘하이브리드 클라우드’, 전자신문, 2022.10.17
- "생산성 저하" 야놀자, 재택근무 종료에 직원들 반발 왜?, 뉴시스, 2023. 03.
- [찐비트]도쿄로, 강릉으로…워케이션 인기 '폭발'[오피스시프트](23), 아시아경제, 2023. 04. 29
- Gartner Says Employees Are 12% More Likely to Leave Their Workplaces if Employers Don’t Establish Explicit Hybrid Work Norms, Gartner, 2023. 04.13
