설계는 토목부터 시공까지 여러 이해 관계자와의 협업으로 작업이 진행되는 분야로, 단일 기업이 설치한 온프레미스 환경에서는 여러 파트너사, 여러 부서와 협업하는데 어려움이 있을 수 있습니다. 특정 물리적 위치나 부서로 제한된 권한으로 인해 다른 업체와 협업하는 경우에는 문서나 파일을 외부용으로 다운로드 받고, 이메일로 파일을 주고받는 경우가 많았습니다. 이러한 제약은 원격 작업, 유연성 및 실시간 공동 작업을 방해해 작업 지연과 업무 비효율로 이어졌습니다. 또한 온프레미스 시스템은 하드웨어 오류, 자연재해, 인적 오류로 인한 데이터 손실에도 취약하기 때문에 복잡한 설계도와 디자인 파일을 취급하는 업체는 데이터 손실이라는 치명적인 위험을 감수해야 합니다. 그렇기 때문에 많은 설계 및 디자인 업체들도 업무 효율성을 높이기 위해 온프레미스에서 클라우드 서비스로 전환하고 있습니다. 하지만 많은 건축 설계 사무소 및 건설사 파트너사, 디자인 업체들의 경우들은 10명 이하의 소규모 업체들도 많아 대규모 클라우드 서비스로 전환하는 데는 비용적 부담이 따릅니다. 가장 비용 효율적으로 선택하는 방식이 클라우드 기반의 스토리지 서비스입니다. 이에 설계‧디자인 업체들이 클라우드를 어떻게 효율적으로 활용할 수 있을지 관련 분야의 사례를 소개합니다.
설계‧건축 사무소
설계 분야의 프로젝트는 토목, 건설 업체뿐 아니라 많은 업무 주체들의 협업으로 진행됩니다. 설계부터 건설까지 단계별로 발생하는 수많은 데이터와 각각의 사업 주체가 필요로 하는 데이터의 양은 방대하기 때문에 건축 회사는 작업 프로세스를 간소화하고 협업을 강화하며 전반적인 효율성을 개선하기 위해 클라우드 서비스에 의존하고 있습니다. 특히 클라우드 기반의 스토리지 서비스는 단순히 문서를 저장하는 데 그치는 것이 아니라 여러 방식의 문서 파일을 공유하면서 협업할 수 있도록 다양한 기능들을 포함하고 있어 클라우드 시스템 전체를 설치하지 않아도 비용 효율적으로 여러 산업체 간의 설계 도면 및 협업을 가능하게 합니다.
파일 관리 및 접근성
건설 프로젝트는 계약, 허가, 건설 사양 등 프로젝트 일정을 포함해 다양한 종류의 문서를 취급합니다. 건축가, 엔지니어 및 설계자는 스토리지에 저장되어 있는 대량의 파일을 분류, 폴더 생성하는 것은 물론, 메타데이터를 사용해 복잡한 설계 도면을 빠르게 찾고 관리할 수 있습니다.1 특히 건설 현장에서는 관계자들이 직접 설계도를 확인하면서 현장 업무를 진행하는 경우가 많기 때문에 현장 팀은 디바이스의 종류에 상관없이 스토리지에 접속할 수 있어야 하는데, 클라우드 서비스를 통해 멀티 디바이스로 액세스해 실시간으로 업데이트되는 문서를 검토할 수도 있습니다.
프로젝트 관리 소프트웨어와의 통합
클라우드 스토리지는 설계 프로젝트에서 널리 사용되는 디자인 소프트웨어와 쉽게 통합할 수 있습니다. 소프트웨어 프로그램과 통합을 지원하는 스토리지의 경우 프로젝트 파일의 자동 동기화가 가능해 복잡한 워크플로우 효율성이 향상됩니다.2 클라우드 스토리지, 건설, 설계 및 건축을 활용함으로써 회사는 워크플로우를 간소화하고 협업을 촉진하며 데이터 접근성을 개선하고 프로젝트 관리 기능을 향상할 수 있습니다.
계약자 및 여러 사업 주체 간 협업
설계 프로젝트에는 여러 계약자, 하도급자 및 산업체 간의 협업이 필수입니다. 효과적인 스토리지 시스템을 사용하면 물리적 위치에 관계없이 이해 관계자 간에 설계 도면과 프로젝트 문서를 원활하게 공유할 수 있습니다. 특히 스토리지는 실시간 협업, 즉각적인 파일 공유, 서로 다른 팀 간의 효율적인 커뮤니케이션과 협업을 촉진하는 댓글 기능을 제공합니다. 문서 공유 시 중요한 것은 문서 액세스 권한 설정입니다. 스토리지 솔루션은 액세스 제어 및 사용자 권한을 비롯한 강력한 보안 기능을 제공합니다. 개개인에게 서로 다른 액세스 수준을 정의할 수 있어 역할과 책임에 따라 중요한 정보를 보호할 수 있습니다. 스토리지는 설계 도면 및 주요 기업의 지적 자산들을 액세스 관리로 보호합니다.
비용 절감 및 효율성
기업은 클라우드 스토리지를 도입해 물리적 서버 및 스토리지 장치와 같은 온프레미스 인프라의 필요성을 줄일 수 있습니다. 클라우드 스토리지는 서버, 하드웨어 및 유지 관리 비용을 포함하기 때문에 업체는 하드웨어, 유지 관리 및 관련 측면에서 비용을 절감할 수 있습니다. 더불어 스토리지를 사용하면 설계 및 건축 업체들은 더 이상 설계 파일을 저장하고 공유하기 위해 외부 하드 드라이브와 같은 물리적 저장 장치를 번거롭게 들고 다니지 않아도 됩니다. 더불어 클라우드 스토리지는 데이터 관리 프로세스를 간소화하여 수동 파일 처리에 소요되는 시간을 줄이고 운영 효율성을 향상시킵니다.
디자인 업무
클라우드 스토리지의 대표적인 기능 중 하나는 클릭 몇 번으로 빠르게 작업물을 확인할 수 있다는 것입니다. 브로슈어, 3D 작업물, 모션 이미지 등 대용량 이미지 파일을 공유하기 위해서는 파일 확장자를 변환하고 용량을 줄이기 위해 압축해 메일 발송하는 등 시간이 오래 걸리고 번거로운 과정을 거쳐야 합니다. 클라우드 스토리지를 사용하면 서버에 저장되어 있는 작업물의 링크를 공유해 작업물을 신속하게 확인할 수 있으며 디바이스에 상관없이 파일을 공유하고 확인할 수 있습니다. 또한 댓글을 남길 수 있어 협업자들과 실시간으로 업무 공유를 할 수 있고, 작업물에서 수정이 필요한 부분을 찾아 빠르게 수정할 수 있습니다.
다양한 포맷의 파일 관리
MP4, AVI 및 MOV 등 다양한 형식을 지원하는 클라우드 스토리지를 활용하면 디자이너는 업무 효율성을 크게 높일 수 있습니다. 디자이너는 파일 형식과 관계없이 스토리지를 통해 제작물을 쉽게 업로드하고 저장할 수 있고, 여러 포맷의 이미지‧영상 작업을 동시에 공유할 수도 있습니다. 따로 파일 변환 작업을 거치지 않기 때문에 워크플로우를 간소화하고 효율적인 방식으로 고품질 작업물을 공유할 수 있습니다.
버전/권한 관리 및 실시간 동기화
디자이너에게 가장 끔찍한 것은 몇 달을 걸려 만든 파일이 저장되지 않았다는 알림 창일 것입니다. 디자이너들은 습관적으로 Ctrl+S와 Ctrl +Z를 누르며 최신 파일을 저장하고, 이전 파일로 되돌아가기를 반복합니다. 디자인 프로세스는 이미지 수정과 업데이트가 반복적으로 진행되기 때문에 여러 디자이너와의 협업 시 오류를 방지하기 위해서는 문서의 버전 관리가 필수입니다. 스토리지는 실시간으로 데이터를 자동 동기화하고 모든 버전을 저장하기 때문에 급작스러운 오프라인 환경에서도 작업물이 자동 저장될 뿐만 아니라 작업을 이어갈 수 있습니다. 사용자에 따른 변경 사항을 추적할 수 있기 때문에 여러 수정 과정에서 중요한 정보가 삭제되거나 혼재되는 것을 최소화합니다.
사용자에 따라 별도의 권한을 생성할 수 있기 때문에 기존 제작물을 직접 변경할 수는 없되 파일을 검토하고 피드백을 직접 추가할 수 있는 뷰어로 설정할 수 있는 등 작업물의 소유자가 아닌 사용자로 인해 작업에 혼선이 생기는 것을 방지할 수 있습니다. 또한 자동 백업 시스템으로 서버와 하드웨어 오작동으로부터 프로젝트 데이터를 보호하며 데이터 손실 위험을 줄여줍니다.
대용량 자료 저장 및 관리
디테일하고 고유한 요구 사항이 많은 디자인 프로젝트는 스토리지 솔루션을 활용함으로써 제작물을 효율적으로 관리하고, 계약자 간의 원활한 협업을 진행할 수 있습니다. 적게는 수백개에서 많게는 수만 개씩 이미지를 사용하는 디자인 업체는 스토리지 가상화를 통해 스토리지 증설을 막고, 불필요한 비용을 절감할 수 있습니다. 클라우드 스토리지는 프로젝트 요구 사항에 따라 스토리지 용량을 확장하거나 축소할 수 있는 유연성을 제공합니다. 사업을 확장하는 기업은 무제한으로 스토리지 용량을 늘릴 수 있으므로 물리적 인프라를 확장할 필요 없이 막대한 양의 프로젝트 관련 데이터를 저장하고 관리할 수 있습니다.
설계‧디자인 분야는 클라우드 스토리지 유무에 따라 업무 효율성에 크게 영향을 받는 산업입니다. 비용 절감, 업무 효율성 향상, 시간 단축 등 스토리지 활용으로 스토리지의 이점을 최대한 활용하려면 두 산업 모두 미래 지향적인 비즈니스 사고방식을 채택하고 새로운 트렌드에 대한 인식을 높여야 합니다. 건축 설계 사무소나 디자인 업체들의 경우 적은 인원으로 운영되는 경우가 많은데, 클라우드 스토리지는 직원 수가 적고 데이터 사용량이 크지 않아도, 실제로 사용하는 리소스에 대한 비용만 지불하면 대규모 초기 투자나 과도한 인프라 비용 없이 스토리지 서비스를 이용할 수 있습니다. 스토리지는 기업 성장에 따라 확장할 수 있기 때문에 소규모 기업은 규모에 상관없이 자사가 필요로 하는 스토리지 요구 사항에 부합하며 확장 가능하고 안정적인 서비스를 제공하는 클라우드 서비스 공급자를 선택하는 것이 중요합니다. 또한 클라우드 스토리지와 관련된 위험을 완화하려면 데이터 보안 및 개인 정보 보호 인식 문화를 조성하는 것이 필수적입니다. 적절한 데이터 관리 및 보호를 보장하려면 모범 사례 및 업계 표준에 대한 지속적인 교육이 필요합니다.
세줄 요약
- 설계‧디자인 업계는 여러 종속 관계에 따른 이해관계의 협업이 잦은 분야로, 클라우드 스토리지를 도입함으로써 업무 프로세스를 간소화하고, 프로젝트 관리 기능을 향상함
- 클라우드 스토리지는 버전/권한 관리 및 실시간 동기화를 제공함으로써 설계‧디자인 업계의 업무의 효율성을 대폭 향상함
- 설계‧디자인 분야가 클라우드 스토리지에 큰 영향을 받는 만큼, 지속적으로 높은 업무 효율성을 유지하기 위해서는 조직 내 스토리지 활용에 대한 지속적인 교육이 필요함
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References
- 데이터 분석 환경 충족 위해 진화하는 스토리지, 데이터넷, 2023.01.08
- 오토데스크, 토목 및 건설 협업 강화된 ‘BIM 360 디자인’ 공개, IT월드, 2019.11.12
