생산성 향상을 부르는 국내외 클라우드형 협업 서비스

펜데믹 시대를 지나면서 재택근무, 비대면 회의 등의 진화로 기업과 직원들의 일하는 방식의 획기적인 변화가 있었습니다.

엔데믹에 접어들었지만 여전히 하이브리드 형태의 근무 환경을 유지하고 있는 업체들도 많고, 재택근무와 비대면 회의가 익숙해진 직원들 역시 이런 하이브리드 방식을 선호하고 있습니다. 실제로 국내 구인구직 사이트 잡코리아가 지난 1월 진행한 조사 결과에 따르면, 국내 67% 이상의 근로자가 사무실 출근과 재택근무를 병행하는 ‘하이브리드형’ 근무 방식을 선호한다고 합니다.¹ 하지만 동시에 이런 방식의 근무방식은 비효율적이라는 의견도 적지 않습니다.

지난 2021년 통계청에서 재택근무를 경험한 근로자를 대상으로 진행한 ‘2021 사회조사’에서는 ‘재택근무가 효율적이지 않았다’고 응답한 비중이 43.2%에 달했습니다. 재택근무가 비효율적이라고 대답한 가장 큰 이유는 ‘일 처리가 어렵다’였습니다.² 사무실이 아니더라도 어디서 일을 하든 연속성 있게 일할 수 있는 여건을 마련하는 것이 기업이 갖춰야 할 기본이 되었습니다.

기업들은 빠르게 클라우드로 전환하고 있고, 클라우드 상에서 협업할 수 있는 생산성 도구들을 갖추고 있습니다. 콘텐츠를 언제 어디서든 열고 편집할 수 있는 스토리지 서비스, 여러 조직원들이 한꺼번에 공동 작업을 할 수 있도록 하는 협업 툴과 이를 통합해 접근성을 높인 그룹웨어, 이를 지원하는 네트워크 서비스, 또 정보 접근 권한 관리를 통한 안전한 데이터 관리가 이에 대한 필요 요건들입니다. 이번 포스팅에서는 이런 환경에서 하이브리드 근무형태에 맞춰 진화된 국내외 주요 그룹웨어 서비스와 협업 도구들을 소개합니다.

생산성 향상을 부르는 클라우드 협업 도구

미국의 시장조사업체 마켓앤드마켓에서는 이러한 협업 도구의 글로벌 시장 규모가 2021년 472억 달러(약 58조 원)에서 2026년 858억 달러(약 103조 원)으로 성장할 것으로 전망했습니다.³ 뿐만 아니라, 2021년 기준 국내 협업 도구 시장의 규모는 5,000억 원으로 추정되며, 하이브리드형 근무 증가, 디지털 전환 확산 등 여러 요건들을 바탕으로 가파른 성장세가 이어지고 있습니다. 이번 포스팅에서는 개인이 사용하는 문서, 이미지 파일을 저장하고 공유할 수 있도록 하는 개인용 클라우드 협업 도구와 기업 차원에서 운영하는 기업용 클라우드 협업 도구, 그리고 개인과 조직이 어디서나 효과적이고 안전하며 생산적으로 업무에 대한 소통을 하고 일을 처리할 수 있도록 돕는 그룹웨어 서비스와 클라우드 문서 공유 및 문서 협업 도구들에 대해 알아보도록 하겠습니다.

클라우드형 그룹웨어

[국내] 다우오피스

다우오피스는 다우기술이 운영하는 올인원 업무 플랫폼으로, 메일, 전자결재, 근태관리와 같은 기본 업무 기능부터 그룹웨어, 경리회계, 경영지원 기능까지 기업 내 협업을 위해 필요한 기능을 통합적으로 제공합니다. 고객은 하나의 플랫폼에서 모든 업무 처리가 가능해 업무 효율을 높일 수 있습니다. 실제로 다우오피스가 진행한 만족도 조사에 따르면, 중견기업 고객사의 절반이 다우오피스 선택의 가장 큰 이유로 ‘다양한 협업 기능’을 꼽았습니다.⁴ 다우오피스는 클라우드 공유형, 클라우드 단독형, 고객사 설치형 등 다양한 제품 유형 선택지를 지원해 10명의 소규모 기업부터, 스타트업과 대기업까지, 규모에 관계없이 기업의 환경에 맞는 제품을 사용할 수 있는 유연함을 고객에게 제공합니다. 또, 고객이 비대면으로도 단순/기술적 문의를 해결할 수 있도록 다우오피스 플랫폼 서비스의 고객센터 ‘고객케어라운지’에 기업용 AI 솔루션인 ‘알리GPT’를 도입해 챗봇 서비스를 운영하고 있습니다.

[국내] 네이버 웍스 (NAVER WORKS)

네이버 웍스는 소통과 협업에 필요한 모든 기능을 통합한 모바일 앱입니다. 일반적으로 협업 앱에서 찾아볼 수 있는 메시지, 캘린더, 주소록, 설문, 게시판 외에도 회사 고유의 도메인 주소 그대로 업무용으로 사용이 가능한 메일, 업무 자료를 저장 및 공유하는 드라이브 기능이 모바일 앱에 통합적으로 제공됩니다. 또한, 인공지능(AI) '파파고' 엔진을 기반으로 자동 통역 서비스를 제공하고 있습니다. 국내 사용자에게 맞춤화된 서비스로 포털 서비스들과 연계해 국내 기업 사용자를 늘려가고 있습니다.

[해외] 슬랙 (Slack)

글로벌 협업 툴인 슬랙은 다이렉트 메시지, 그룹 메시지, 채널, 음성/화상 통화 등 다양한 옵션과 함께 모든 업무 커뮤니케이션을 하나의 플랫폼으로 결합해 위치, 시간대, 업무 방식에 상관없이 내부 팀과 외부 팀을 모두 한 곳에 모아 협업할 수 있는 환경을 제공합니다. 약 2,400개 이상의 다양한 소프트웨어 서비스 및 앱을 슬랙에 연결해 사용할 수 있으며 이를 통해 사용자는 직장에서 사용하는 소프트웨어의 모든 알림을 한 곳에서 받아볼 수 있습니다. 이외에도 슬랙은 공개 채널, 비공개 그룹, 직접 메시징, 여러 팀 연결 기능 등 다양한 기능을 제공해 사용자가 각 상황에 맞는 모드를 선택해 더 효율적으로 협업할 수 있는 옵션을 제공합니다.

[해외] 아사나 (Asana)

아사나는 조직이 프로젝트와 작업을 관리하고 업무 현황을 실시간으로 트래킹할 수 있도록 설계된 그룹웨어 서비스로, 2021년 7월 한국에서 서비스(한국어 버전)를 시작했습니다. 아사나는 조직의 목표와 포트폴리오, 프로젝트, 작업을 연계한 구성체계를 제공해 조직이 체계적으로 업무현황을 파악해 목표를 달성할 수 있는 최적의 환경을 제공합니다. 조직 내 프로젝트와 인력을 효율적으로 관리하는데 최적화된 협업 도구로서, 실시간 업무 현황 트래킹, 개인별 작업량 지표 등 CEO와 임원진을 포함한 ‘관리자급 인사’에 최적화된 기능을 제공할 뿐만 아니라 다수 인력 협업에 적합한 기능, 맞춤형 자동화 기능 등 PM과 팀원을 포함한 ‘실무진급 인사’에 최적화된 기능을 구분해 제공합니다.

[국내] 잔디 (JANDI)

잔디는 간단한 설치를 통해 곧바로 도입할 수 있는 국내 업무용 협업 도구 솔루션으로, 국내 스타트업과 소기업들의 관심을 끌고 있습니다. 조직 별로 다를 수밖에 없는 조직 구성과 업무 문화에 맞춰 주제별 대화방을 개설할 수 있는 기능이 있으며, 이 대화방은 상황에 맞게 공개/비공개 설정을 할 수 있습니다. 또 자체 드라이브인 ‘잔디 드라이브’를 제공해 사용자가 주요 문서와 파일을 안전하게 보관하고 대화방에 공유할 수 있도록 지원합니다. 이 외에도 세심한 실시간 소통을 가능하게 하는 ‘이모티콘’, ‘조직도’, ‘할 일 관리’ 등의 기능을 제공해 사용자의 편의를 높여줍니다.

[국내] 카카오워크 (kakaowork)

카카오워크는 카카오엔터프라이즈에서 출시한 하이브리드 근무에 최적화된 종합 업무 플랫폼으로 모두에게 익숙한 카카오톡 유사 사용자 환경(UI)을 제공합니다. 카카오워크는 전사적으로 축적한 AI 기술을 활용해 업무 일정 관리를 돕는 AI 어시스턴트 ‘캐스퍼’, 출퇴근 기록과 휴가 관리를 손쉽게 할 수 있는 ‘근태관리’를 포함한 다양한 부가기능을 지원하고 있습니다.

[국내] 플로우 (flow)

플로우는 업무용 메신저를 기본으로 관리 기능을 더한 협업 도구로, 업무를 프로젝트별로 나누어 한 눈에 파악할 수 있고 SNS 형태로 관리하도록 합니다. 최근 다른 협업 도구들의 움직임과 유사하게 플로우 또한 AI를 적용해 업무 진척률을 확인할 수 있을 뿐만 아니라 회의 정리, 요약 등 업무 효율성을 높이는 차별화된 기능을 제공합니다. 조직이 함께 사용하는 솔루션인 만큼 강화된 보안 기능을 선보이고 있으며, 여기에는 △관리자 공개 권한 설정 △다운로드·캡쳐 이력 관리 △텍스트 복사 방지 △데이터 암호화 △화면 캡처 방지 등이 포함됩니다.

클라우드형 문서 공유 및 문서 협업 도구

[해외] 구글 워크스페이스 (Google Workspace)

구글 워크플레이스는 구글의 문서편집 도구로, 기업 및 개인이 사용하는 클라우드 기반 앱 모음입니다. 구글 워크스페이스에는 다양한 앱이 있고, 사용자는 이 앱들을 통해 이메일을 사용하고 문서, 스프레드시트, 프레젠테이션, 보고서 등을 손쉽게 만들고 캘린더 관리를 할 수 있습니다. 클라우드를 기반으로 언제 어디에서나 접속할 수 있으며, 앱을 동기화하면 오프라인에서도 사용할 수도 있습니다. 또한, 구글 워크스페이스는 2단계 인증, 구글의 데이터 센터에 대한 최첨단 보안 조치, 100% 암호화된 이메일, 비정상적이거나 새로운 로그인에 대한 AI 감지 기능 등을 탑재해 사용자는 보안에 대한 우려를 덜 수 있습니다.

[해외] 드롭박스 (Dropbox)

국내 클라우드 스토리지 서비스의 원조격인 드롭박스는 개인과 기업들이 콘텐츠를 안전하게 통합 관리할 수 있는 디지털 작업 공간을 제공하는 스마트 워크 스페이스입니다. 조직 내 인원들은 드롭박스를 통해 공유 받은 파일을 다운로드 하지 않고 디자인 소프트웨어가 없더라도 바로 확인을 할 수 있습니다. 이후 해당 파일에 대한 피드백을 드롭박스 내에서 주고받을 수 있으며, 어도비, 마이크로소프트, 오토데스크 등 다양한 앱으로 연동해 업무를 간소화할 수 있습니다. 또한, 드롭박스는 최대 1년까지 계정의 이전 버전을 보관하기 때문에 해킹, 바이러스 등으로 계정 또는 폴더가 손상됐더라도 원하는 시점으로 전체 복원을 할 수 있습니다.

[해외] 마이크로소프트 팀즈 (Microsoft Teams)

마이크로소프트 팀즈(이하 팀즈)는 마이크로소프트에서 채팅, 미팅, 앱, 파일 등 모든 커뮤니케이션 및 협업 도구를 한곳에 통합하고자 개발한 기업용 비즈니스 채팅 및 화상회의 도구로, 조직 내 커뮤니케이션과 공동 작업을 간소화하도록 설계되었습니다. 팀즈 플랫폼이 제공하는 문자 메시지, 음성/화상 통화 및 화면 공유 기능을 통해 다른 조직원들과 소통할 수 있으며, 플랫폼 내에서 마이크로소프트의 오피스와 연계해 문서, 스프레드시트 및 프레젠테이션 공동 작업을 수행할 수 있어 프로젝트 관리 및 그룹 작업에 유용한 도구입니다. 직장, 학교, 집 등 장소에 상관없이 매월 2억 8,000만명 이상이 팀즈를 활용해가며 생산성을 유지하고 다른 사용자들과 연결되고 있습니다.

[해외] 줌 (Zoom)

줌은 사용자가 온라인 회의, 웨비나 및 가상 이벤트를 주최할 수 있는 화상 회의 및 협업 도구입니다. 화면 공유, 가상 배경, 녹화, 파일 공유 등 다양한 기능 또한 함께 제공되어 협업과 생산성을 높일 수 있습니다. 또 다른 장점은 확장성으로, 줌은 최대 1,000명이 참여하는 대규모 회의와 최대 10,000명이 참여하는 웨비나를 지원하며, 슬랙, 마이크로소프트 팀즈, 구글 캘린더 등 다른 도구와 통합할 수도 있습니다.

이렇게 새로워진 근무환경에서의 협업 도구의 스펙트럼은 프로젝트의 진척률을 관리하는 앱에서부터 콘텐츠의 저장공간, 이 모든 것을 통합한 워크스페스까지 굉장히 넓습니다. 또한 기업은 다양한 기업 내외부의 파트너사들과 긴밀하게 협업하기 때문에 어느 한 가지 솔루션만으로 다양한 근무 환경에서 적응하기는 쉽지가 않습니다. 그렇기 때문에 기업의 IT 담당자들은 각각의 영역에서 어느 한 솔루션을 도입하기보다는 여러 협업 도구들을 운영하고 연속성 있게 일할 수 있는 여건을 마련하는 것이 중요합니다. 기업의 규모과 예산에 따라 스토리지 공급자를 선택하고 상용화된 문서 편집, 화상회의, 협업 도구를 어떻게 적용하고 생산성을 높일 수 있을지 통합적인 관점에서 판단하고 도입해야 할 것입니다.

세줄 요약

1. 집과 사무실을 오가는 하이브리드형 근무 방식이 기업이 일반적인 근무 환경으로 자리잡고 있음.
2. 여러 조직원들이 한꺼번에 공동 작업을 할 수 있도록 하는 협업 툴과 그룹웨어, 이를 지원하는 IT 인프라 구축이 필수
3. 달라진 근무환경에서 기업의 규모와 예산에 따라 끊김없이 하이브리드 근무를 가능하게 하는 협업 인프라를 통합적으로 운영해야 할 것
   

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References

1.  엔데믹 시대 다양해지는 직장 근무 형태, 잡코리아, 2023.01
2.  재택근무 40%·원격수업 60% “비효율적”, 경향신문, 2021.11
3. 협업툴, 자율과 통제의 경계는 어디쯤일까. 경향신문, 2022.04
4. 다우오피스, 가장 만족하는 기능 '전자결재', 아시아경제, 2023.04